Phân đoạn lập bảng chấm công là rất quan trọng đối với doanh nghiệp, cơ sở lao động. Đây là yếu tố giúp đánh giá hiệu suất làm việc, tính toán tiền lương nhân sự và theo dõi giờ giấc. Dưới đây, chúng ta cùng tìm hiểu thông tin về bảng chấm công 2023. Từ đó bạn sẽ hiểu rõ phương pháp và cách làm hiệu quả đạt tiêu chuẩn chung.
Tìm hiểu về bảng chấm công là gì?
Đối với doanh nghiệp, bảng chấm công là một chứng từ quan trọng của bộ phận kế toán. Căn cứ này giúp thống kê thời gian làm việc của nhân sự, khai báo số ngày làm, số ngày nghỉ, tiền lương thực nhận, chuyên cần, hiệu quả công việc,…Từ đó chủ cơ sở lao động sẽ dựa vào đây để phân phát tiền lương, đánh giá hiệu quả công việc, khai báo bảo hiểm xã hội,…
Có thể thấy rằng bảng chấm công rất quan trọng đối với bất kỳ một đơn vị kinh doanh nào. Từ những cơ sở như quán cà phê, nhà hàng, khách sạn đến công ty, văn phòng cũng đều cần chứng từ chấm công. Hiện nay có rất nhiều cách thức để chấm công như:
- Chấm công truyền thống bằng chữ ký, dấu vân tay.
- Chấm công bằng thẻ từ riêng.
- Chấm công qua ứng dụng của doanh nghiệp.
- Chấm công qua nhận diện gương mặt, cảm ứng nhiệt.
Phương pháp lập bảng chấm công hiệu quả, phổ biến
Việc lập bảng chấm công sẽ phụ thuộc vào yêu cầu mà chủ doanh nghiệp đưa ra. Người phụ trách thường là kế toán, phòng nhân sự tổng hợp theo giờ, ngày hoặc tuần, tháng. Các phương pháp này đều có ưu điểm, cách thực hiện nhất định. Cụ thể:
Bảng chấm công theo giờ
Bảng chấm công theo giờ thể hiện thời gian làm việc của một nhân sự trong ngày. Người phụ trách sẽ tính công từ lúc họ bắt đầu có mặt để làm việc và khi kết thúc công việc. Khi đó mỗi nhân viên có một ký hiệu riêng biệt thể hiện trên bảng chấm công. Điều này giúp hạn chế được việc nhầm lẫn với cách chấm công theo ngày. Bên cạnh đó, doanh nghiệp có thể đánh giá được hiệu suất công việc cụ thể hơn.
Đối với bảng chấm công theo giờ thường được áp dụng cho các công việc như: việc làm thêm, bán thời gian, làm xoay ca, cộng tác viên, thời vụ. Tiền lương mà nhân sự nhận được sẽ tính theo số thời gian nhân với tiền thỏa thuận trước đó. Chẳng hạn lương làm thêm tại quán cafe là 25.000 VNĐ/h thì khi làm 4 tiếng, lương thực nhận là 100.000 VNĐ.
Thực hiện chấm công theo ngày
Phương pháp chấm công theo ngày rất phổ biến tại các công ty, doanh nghiệp hiện nay. Người phụ trách sẽ thực hiện việc chấm công dựa trên cách thức riêng của đơn vị như: chấm công vân tay, nhận diện khuôn mặt, thẻ từ,…Theo đó, quá trình được tính từ lúc nhân viên thực hiện chấm công vào đến lúc chấm công ra.
Trường hợp nhân viên vắng mặt do tình huống nằm trong cơ chế được phép vẫn được quyền tính công. Đó là khi thực hiện gặp khách hàng, đối tác, giao hàng, huấn luyện,…Người phụ trách lúc này thường sẽ đánh dấu ký hiệu để làm đối chứng sau này.
Chấm công theo tuần
Bảng chấm công tuần thường áp dụng cho một nhóm nhân viên tại các bộ phận khác nhau. Mục đích chung để thống kê số ngày làm/nghỉ trong tuần, đánh giá năng suất làm việc. Từ đó bên chịu trách nhiệm chấm công tuần sẽ báo cáo cho từng bộ phận riêng đó. Trưởng phòng hoặc trưởng nhóm có quyền khen, thưởng đối với nhân sự của mình.
Tuy nhiên việc đánh giá nhân viên qua bảng chấm công theo tuần thường không còn phổ biến. Bởi lẽ độ chính xác, hiệu quả không được cao. Do vậy doanh nghiệp chỉ dùng bảng chấm công tuần để theo dõi nhân viên mới. Từ đó đưa ra những cải thiện cần thiết trong việc đào tạo, hướng dẫn.
Cách làm bảng chấm công 2023 đơn giản, hiệu quả
Khi đã xác định một phong cách làm bảng chấm công phù hợp thì bạn cần bắt tay hoàn thành. Một bảng công hiệu quả là đầy đủ nội dung, chính xác trong việc tính toán. Sau đó mới đến giao diện đẹp mắt và chèn các biểu tượng, logo công ty. Như vậy trình tự cơ bản bao gồm:
Yêu cầu cần có khi làm bảng chấm công
Đầu tiên phải có những thông tin cơ bản về công ty cũng như các chức vụ khác nhau. Mục đích để bảng chấm công dễ phân biệt, đạt tính hiệu quả và tiết kiệm thời gian khi thống kê. Cụ thể bao gồm:
- Tên công ty, doanh nghiệp, cửa hàng, cơ sở lao động,…
- Tên bộ phận chịu trách nhiệm chấm công.
- Thông tin thời gian thực hiện chấm công như giờ, ngày, tháng, năm.
- Phân chia từng bộ phận nếu có, hoặc đề cập đến danh sách nhân viên.
- Mã nhân viên.
- Các ngày trong tuần từ thứ 2 đến thứ 6, bao gồm ngày tháng năm cụ thể.
- Tổng số giờ làm, ngày làm trong tuần hoặc tháng.
- Hệ số lương và tổng lương thực nhận khi đã trừ các khoản liên quan.
Các bước làm bảng chấm công 2023
Nắm được nội dung cần phải có, người phụ trách sẽ tiến hành thực hiện việc hoàn thành bố cục. Khi đó việc thống kê mới thể hiện được đầy đủ và rõ ràng. Đồng thời cũng là cơ sở để đánh giá, đối chiếu khi tổng kết. Các bước lần lượt gồm:
- Bước 1: Thực hiện thao tác làm số thứ tự, tạo các bố cục sheet theo số hàng và số cột phù hợp.
- Bước 2: Tạo danh sách nhân viên gồm họ và tên, mã số nhân viên, năm sinh, số điện thoại,…
- Bước 3: Bắt đầu tiến hành sắp xếp và thêm các nội dung như ngày tháng năm, giờ công theo ngày/tuần/tháng, số tiền, khoản phí trừ,…
- Bước 4: Thực hiện tổng số tiền lương, thời gian làm việc, số ngày nghỉ,…tại cuối hàng. Áp dụng công thức và điều chỉnh căn lề sao cho phù hợp.
- Bước 5: Bổ sung các thông tin công ty, người phụ trách, trang trí, căn lề,…
Kết luận
Bài viết trên đã giúp bạn có thêm kiến thức để thực hiện bảng chấm công 2023 được thuận lợi. Đây là yếu tố quan trọng trong mỗi cơ sở kinh doanh hay doanh nghiệp lao động. Từ đó bạn sẽ đánh giá được thông tin năng suất làm việc, tổng thời gian, tiền lương,… của đội ngũ nhân sự hiệu quả.
Bài viết liên quan: